Richtig Kalkulieren im Handwerk - Geigenbau und Kalkulaitonsmethoden

Wie kommt der Geigenbauer auf seinen Stundensatz?

Das ungeliebte Kind

Geigenbauer sind Handwerker, absolute Profis ihres Fachs und widmen Ihre ganze Aufmerksamkeit der Arbeit mit dem Musiker, Expertisen und der Arbeit im Geigenbau. In zahlreichen Gesprächen in diesem Handwerk hat sich herausgestellt, dass Geigenbauer rund um den Globus ihre Kernkompetenz im Bereich Kalkulieren, Kalkulation bzw. Kalkulaitonsmethoden und Angebotserstellung vertiefen möchten.

Die Grundlage einer jeden Kalkulation ist die Ermittlung des Stundensatzes. Der Stundensatz eines Geigenbauers ist Individuell und hängt von vielen Faktoren ab. Es gibt für jeden Geigenbauer einen minimum Stundensatz. Würde er darunter seine Zeit anbieten, so zahlt er drauf. Der eigene Stundensatz sollte belastbar und existenzsichernd kalkuliert werden. Auf Grundlage der eigenen Lebensumstände und individuellen Ansprüche wird der Mindest-Stundensatz ausgerechnet, mit dem die eigenen Leistung angeboten werden sollte. Nur mit einem belastbar kalkulierten Stundensatz kann er langfristig als Geigenbauer leben und arbeiten.

Zur Kalkulationsmethode des Stundensatz

Die Grundlage zur Kalkulation nicht nur im Handwerk bietet der komplexe Stundensatzkalkulator des BDG (Berufsverband Kommunikationsdesign) (Siehe Grafik 1). Der BDG hat sich mit dieser auch im Design auftretenden Problematik ausgiebig beschäftigt und dieses Leicht verständliche Werkzeug entwickelt.

Er ist kostenlos online zugänglich und benötigt keinerlei Anmeldung. Den Stundensatz Kalkulator gibt es derzeit jedoch leider nur auf Deutsch. Trotz der Sprachbarriere sollte sich jeder Geigenbauer mit diesem Tool auseinandersetzen.

Grundlage der Kalkulation ist das Verhältnis von vier Faktoren. Das Programm liefert einen fünften Punkt mit einer Druckmöglichkeit, so dass Sie sich Ihr Ergebnis abheften bzw. als pdf digital verinnerlichen können (Siehe Grafik 2).

1. Die verkaufbare Zeit
2. Das zu erzielende Einkommen
3. Das unternehmerische Ausfallrisiko (Break-Even-Point)
4. Die Absicherung und der Gewinn
5. Kalkulation Drucken

DEFINITIONEN für BDG Kalkulator

Verkaufbare Zeit pro Monat

Verkaufbare Zeit pro Monat = Gesamte Arbeitszeit/Monat in Stunden - (Administration in Stunden + (Jahresurlaub in Tagen * Arbeitsstunden je Tag / 12)

Was ist die Administration?

Die Stunden für Administration werden monatlich berechnet (Siehe Grafik 3). Zur Administration zählen Büroarbeiten wie das Schreiben von Angeboten und Rechnungen, Schriftverkehr mit Ämtern und Behörden, Mitarbeiter:innen-Gespräche, Aufräumen und Sortieren usw., sowie die Zeit für Akquise.

Urlaubstage im Handwerk und im Geigenbau

Für jeden Handwerker und somit auch Geigenbauer ist es wichtig Urlaub zu nehmen um sich zu entspannen und um wieder Energie für konzentriertes Arbeiten zu haben (Siehe Grafik 3). In dieser Zeit kann er nicht seiner Arbeit nachgehen, was die für die Arbeit verfügbare Zeit reduziert. Der Urlaub muss berechnet, bzw. die durch den Urlaub fehlende Arbeitszeit, berücksichtigt werden. In die Kalkulation sollen die tatsächlichen Urlaubstage eingefügt werden.

Brutto oder Nettobeträge?

Bei allen Angaben zu Geldbeträgen müssen bei privaten Ausgaben die Bruttobeträge in die Tabelle eingetragen werden, bei betrieblichen Ausgaben die Netto-Beträge (Siehe Grafik 4). Die ist entscheidend, da man alle betrieblichen Ausgaben von der Steuer absetzen kann und die Mehrwertsteuer (Einfuhrsteuer etc.) am Jahresende zurückerstattet bekommt.

Berechnung der Rücklagen für Steuern (Gilt für Deutschland)

Die Berechnung der Rücklagen für Steuern bezieht sich auf die aktuelle Formel zur Berechnung der Einkommenssteuer, die unter www.bmf-steuerrechner.de abrufbar ist (Siehe Grafik 5). Dieser Betrag berücksichtigt keine Freibeträge und Sonderausgaben. Die tatsächliche Steuerlast kann daher abweichen. Es empfiehlt sich jedoch, mit diesen Werten zu kalkulieren, um keine unangenehmen Überraschungen zu erleben.

Break-Even-Point

Der Break-Even Point ist der Punkt, bei dem die Einnahmen eines Unternehmens die Ausgaben ausgleichen. Ab diesem Punkt wird der erste Gewinn erwirtschaftet (Siehe Grafik 6). Der Break-Even Point wird oft verwendet, um die Menge an Produkten oder Dienstleistungen zu berechnen, die verkauft werden müssen, um die Kosten zu decken und die Gewinnschwelle zu erreichen. Je früher diese Gewinnschwelle erreicht werden soll, desto höher muss der Preis für ein Produkt bzw. die Arbeitsstunde angesetzt werden.

Mit einem niedrigen Break-Even-Point muss man nur wenige Stunden pro Monat verkaufen, um die Kosten decken zu können. Jedoch ist man durch den hohen Stundensatz weniger attraktiv am Markt. Wenn man den Break-Even-Point hoch ansetzt, erreicht man die Kostendeckung erst spät, ist aber durch das niedrige Stundenhonorar attraktiver am Markt. Allerdings muss man dann jeden Monat sehr viele Stunden tatsächlich verkaufen. Mit einem Break-Even-Point von 100% erreicht man übrigens niemals mehr als reine Kostendeckung.

Break-even oder Gewinnschwellen-Berechnung

Umsatz = Gesamtkosten

oder umgestellt:

Umsatz - Gesamtkosten = 0

Entsprechend der oben genannten Formeln erhalten Sie:

(Preis x produzierte Menge) - ((variable Stückkosten x produzierte Menge) + fixe Kosten) = 0

Diese Gleichung können Sie nun zur produzierten Menge hin auflösen. Dann ergibt sich:

Absatz Gewinnschwelle (Produzierte Menge) = fixe Kosten / (Preis - variable Stückkosten)

Durch die Anwendung dieser Formel erfahren Sie, welche Menge des Produkts Sie mindestens verkaufen müssen oder wie viele Stunden Sie mindestens Arbeiten müssen, um die Gewinnschwelle, also den Break-Even-Point, zu erreichen.

Variable Kosten sind Stückkosten

Variable Kosten ändern sich in Abhängigkeit von den hergestellten Produkten oder Leistungen. Sie sind diesen eindeutig zuzuordnen, wie zum Beispiel die Material- und Herstellungskosten eines Produkts (Kosten für Tonholz, Griffbretter, Wirbel etc.) oder der Stundenlohn eines Mitarbeiters.

Variable Kosten werden auch als Einzelkosten oder Stückkosten bezeichnet. Allerdings können Sie die variablen Kosten nicht nur in Bezug auf eine einzelne Leistung oder ein einzelnes Produkt betrachten, sondern auch für eine Produktgruppe oder einen Bereich.

Fixkosten sind Strukturkosten

Fixkosten oder feste Kosten sind dagegen immer gleich, unabhängig von den hergestellten Produkten (Siehe Grafik 7). Typische Beispiele sind die Gehälter für Angestellte, die Miete für die Werkstatt, Energie- und Heizkosten oder das Honorar des Steuerberaters.

Beispiel

Ein Geigenbauer kann den Break-Even Point berechnen, indem er seine Fixkosten und variable Kosten berücksichtigt. Hier ist ein Beispiel:

• Fixkosten: 8,000 € pro Monat
• Variable Kosten: 1,30 € pro Stunde
• Stundensatz: 85,00 €

Um den Break-Even Point zu berechnen, teilt der Geigenbauer die Fixkosten durch den Unterschied zwischen dem Verkaufspreis und den variable Kosten: 8.000,00 € / (85,00 € - 1,30 €) = 8.000,00 € / 83,70 € = 95,58 Stunden/Monat

Dies bedeutet, dass der Geigenbauer mindestens 95,58 Stunden im Monat bzw. 23:53 Stunden in der Woche verkaufen/arbeiten muss, um seine Fixkosten zu decken und den Break-Even Point zu erreichen. Jeder zusätzliche Stunde wird zu einem Gewinn führen.

Die Grafik dazu sieht wie folgt aus (Siehe Grafik 8):

Absicherung und Gewinn

Als Selbständiger muss man sich zur Absicherung Privat versichern und auch fürs alter Vorsorgen (Siehe Grafik 9). Neben der Kranken- und Pflegeversicherung wollen auch Rentenversicherung, Berufshaftpflichtversicherung, Inventarversicherung, Berufsunfähigkeitsversicherung, Rechtsschutzversicherung und die private Altersvorsorge.

Die bisherige Kalkulation funktioniert, wenn keine weiteren besonderen Vorkommnisse wie etwa Familienplanung, Pflegezeiten oder längere Krankheitspausen anstehen. Die Kalkulation sichert dem Geigenbauer seine Existenzsicherung ab, jedoch ist es selbstverständlich vollkommen legitim und erwünscht, das angesichts des Unternehmerischen Risikos, ein höherer Stundensatz angesetzt werden darf um Gewinne zu erzielen und Investitionen zu tätigen.

Erstellung eines faktenbasierten Kostenvoranschlags für

Restaurierungen im Geigenbauatelier Um Ihnen einen Einblick aus der Praxis zu Zeigen, wurde Geigenbaumeister Alexis Schilbach aus dem Geigenbauatelier SCHILBACH in der Schweiz in einem Interview zum Thema Kostenvoranschlag befragt.

Das Geigenbauatelier SCHILBACH ist mit über 30 Jahren an Erfahrung spezialisiert auf hochwertige Restaurierungen und Reparaturen so wie dem Verkauf historischer Instrumente. SCHILBACH wirbt mit der hoher Qualität der Restaurierungen auch speziell offensiv mit dem erstellen verlässlicher Kostenvoranschläge.

Geigenbaumeister Alexis Schilbach zur verlässlichen Erstellung eines Kostenvoranschlag für Restaurierungen

Das Interview führte Mag. (FH) Benjamin Schilbach.

Benjamin

Wenn dir ein Musiker ein Instrument bringt das eine große Restauration erfordert und nach einem Kostenvoranschlag fragt, wie gehst Du vor?

Alexis

Der erste Schritt ist den Musiker nach seinen Erwartungen und nach den Gründen für die Entscheidung einer Restaurierung zu befragen. Der darauf folgende Schritt ist das Instrument zu untersuchen und zu analysieren. Dabei stütze ich mich auf eine Analyse in den verschiedene Lichtberreichen vom UV bis zum Infrarotberreich mit der Lumatec-Lampe. Ein Schwerpunkten der Untersuchung ist, Stellen mit Originallack zu identifizieren. Auch jene Teile zu identifizieren, die zu einem späteren Zeitpunkt hinzugefügt wurden wie angesetzte Ecken ist in dieser Arbeitsphase wichtig. Ebenso die Zusammengehörigkeit des ganzen Instruments. Auch ein Scann oder eine Röntgenaufnahme kann Notwendig sein und die Analyse unterstützen.

Benjamin

Bis du dem Kunden einen Preis für die Restaurierung vorlegen kannst scheint es ein langer Weg zu sein?

Alexis

Ich basiere meinen Kostenvoranschlag auf Skizzen. (Bild 1) Als Beleg dafür, dass eine in Handzeichnung ausgeführte Skizze ein gutes Mittel ist, eine Aufgabe in seiner ganzen Komplexität zu erfassen will ich den Extrem-Kletterer Michael Piola anführen. Er fertigt für die Vorbereitung seiner Klettertouren aufwändige Handskizzen der riesigen Felswände de „Aiguilles Dorées“ im Mont Blanc -Berg Massiv der europäischen Alpen an. Das ist für ihn wichtig, um die Rissverläufe und Verschneidungen des phantastischen Granitfelsens zu Erfassen. So ergründet er neue Routen für künftige Kletterlinien. Diese Skizzen begleiten ihn beim Bau der Kletterrouten und bilden das Fundament für seine spektakulären Kletterführer. Mit derselben Methodik erfasse ich Decke, Boden, Zargen, Schnecke und zeichne Rissverläufe und Fütterungen ein. (Bild 2)

Benjamin

Was ist, wenn jemand nicht die Gewohnheit hat, eine Handskizze auszuführen?

Alexis

Man kann Fotos ausdrucken und die Rissstrukturen einzeichnen. Oder auch Boden und Decke in einen einfachen Scanner/ Fotokopierer legen.

Benjamin

Wie kommst Du jetzt zu den Preisen für die Restaurationsschritte?

Alexis

Über die durchschnittlich benötigte Arbeitszeit. Ich bewerte einen Riss, den ich mit einem Leimschritt leimen kann, mit 3 Arbeitsstunden. In Folge ist ein Riss für den ich zwei Leimschritte benötige mit 6 Arbeitsstunden zu bewerten, ein kleiner Riss am Rand der weniger Vorbereitung braucht mit 1,5 – 2 Arbeitsstunden. Die Bewertung umfasst das Erarbeiten einer Konzeption zur Rissleimung mit Zwingwerkzeugen, Zulagen und Keilen, das Reinigen des Risses, die eigentliche Rissleimung und die Retusche. Den Faktor „3 Arbeitsstunden“ konnte ich über 30 Jahre Berufserfahrung und bei großen Restaurierungen mit einem Abrechnungsvolumen von mehreren 10 000 Euro ermitteln. Er lässt sich aber auch gut auf kleinere Reparaturen anwenden.

Die Arbeitszeiten für andere Reparaturschritte entnehme ich der Reparaturliste die wir über zwei Jahrzehnte durch Zeitmessung dieser Arbeitsschritte ermittelt haben.

Die Addition der Arbeitszeiten multipliziert mit dem Stundensatz plus Materialkosten ergibt den veranschlagten Preis für die Restauration.

Benjamin

Wie genau entspricht der Kostenvoranschlag der Abrechnung nach Beendigung der Restauration?

Alexis

Ich notiere die benötigten Arbeitszeiten getrennt von Kostenvoranschlag (Bild 3). Am Ende eines großen Restaurationsschrittes evaluiere ich ob ich mich im Rahmen des Kostenvoranschlages befinde. Ergeben sich größere Differenzen versuche ich die Ursachen zu ermitteln. Häufig komme ich ziemlich genau auf den im Kostenvoranschlag veranschlagten Betrag. Es ist mir aber auch schon passiert, dass ich mit unvorhergesehnem konfrontiert wurde – wie großflächigen Wurmfraß der in der Analyse nicht in diesem Ausmaß sichtbar war. In diesem Fall ist es für mich sehr wichtig, einen Termin mit dem Musiker zu vereinbaren um ihm das Problem zu zeigen und zu erklären. Ich erstelle einen erweiterten Kostenvoranschlag der die neu aufgetretenen Probleme berücksichtigt. Der erweiterte Kostenvoranschlag wurde bisher vom Kunden problemlos akzeptiert.

Benjamin

Kannst du uns, beruhend auf deinen hervorragenden Ruf als Restaurator, noch weitere Tips in Bezug auf einen erfolgreichen Auftrag mitgeben?

Alexis

Wichtig ist eine offene Kommunikation die den Kunden in die Problemlösung einbezieht.

Dies sind die drei Punkte die eine Restaurierung gegenüber dem Kunden zum Erfolg führen:

1. a) eine klarer Kostenvoranschlag der eingehalten wird oder b) wenn eine Abweichung notwendig wird, ein erweiterter Kostenvoranschlag, der dem Kunden gegenüber begründet und von diesem genehmigt wird.
2. Eine transparente Kommunikation über den Zeitrahmen den eine Restaurierung benötigt. Eine Erweiterung des Zeitrahmens muss lange vor dem Ende des ausgemachten Zeitpunktes für die Fertigstellung der Restauration beim Kunden erfragt und begründet werden.
3. Ein überzeugendes Restaurationsergebnis das Bezug nimmt auf die Erwartungen und die Gründe, derentwegen der Kunde eine Restauration angefragt hatte.

Bild 3: Restaurierung begleitende Dokumentation der Arbeitszeiten

Preisermittlung im Neubau

Zeiterfassung

Die Preisermittlung eines Instruments im Neubau beginnt mir der korrekten und verlässlichen Zeiterfassung. Aus anderen Berufszweigen gibt es eine Vielzahl an Zeiterfassungsmöglichkeiten.

Analog mit Uhr Stift und Papier, per Hardware wie sogenannten Timer-Würfeln, die je nach Aufgabe auf eine der Arbeit zugeordneten Seite gedreht werden und mit dem Computer Verbunden die Zeit erfassen, Zeiterfassungskomplettsystemen mit Karten oder einfach per Software App mit auf dem Smartphone. Hier gibt es eine Vielzahl an Apps Kostenlos, als Abo oder als Einzelsystem. Die Crato Time Tracker App mit kostenloser Grundfunktion und günstiger Erweiterung hat sich bei uns im Atelier als einfachste Lösung erwiesen. Jedes Instrument kann einzeln angelegt werden und darunter die einzelnen Aufgaben bzw. Kostenstellen. Schlussendlich lässt sich die verwendete Zeit einfach ablesen und für Folgeprojekte evaluieren und die Preisermittlung bzw. Kalkulation des Instrumentenpreises verwenden.

Bei der Preisermittlung im Neubau gibt es zwei Methoden. Bottom-up Kalkulation und Top-down Kalkulation.

Bottom-Up Kalkulation

Bei der Bottom-up Kalkulation ermittelt der Geigenbauer zunächst seinen Stundensatz und erhebt im Anschluss für all seinen getanen Arbeiten, die zum Bau eines Instrumentes gehören die Zeit.

Zu beachten ist, dass die gesamte Arbeit (Zeit) im Alltag einer Kostenstelle (Instrument) zugeordnet werden muss. Man muss hier ganz klar zwischen Freizeit und professioneller Arbeit unterscheiden.

Sollten für einen Monat z.B. Zeiten für Aufräume, Steuererklärung, Stemmeisen schleifen und Werkzeugbeschaffung als allgemeine Arbeiten anfallen, müssen diese auf die Instrumente in diesem Zeitraum aufgeteilt werden.

Die Zeit/Instrumente multipliziert man mit dem eigenen, individuellem Stundensatz. Achtung. Die Rechnung ist noch nicht ganz zu Ende, denn Strom, Papier, Stifte, Werkzeugkosten und Reparaturkosten, Miete usw. wollen auch berechnet und in die Kalkulation einbezogen werden. Diese Nebenkosten werden in der Regel in der Industrie und Handwerk mit 12% (der Kosten) berechnet.

Somit sieht die Rechnung wie folgt aus: Zeit/Instrument x Stundensatz x 1,12 = Nettokosten/Instrument.

Die Nettokosten/Instrument beschreiben den absoluten Minimumpreis, den dieses Instrument haben darf. Allerdings wird damit auch kein Gewinn erzielt. Liegt der Instrumentenpreis darunter, macht der Geigenbauer Verlust und zahlt drauf.

Als professioneller Geigenbauer ist es absolut legitim und erwünscht Gewinne zu machen und dazu zu stehen. Ein Unternehmen muss einen Gewinn erwirtschaften, um fortbestehen und wachsen zu können. Wie viel Gewinn man als Unternehmen machen kann, bzw. möchte hängt von vielen Faktoren ab. Hier kann eine Top-down Kalkulation helfen.

Top-down Kalkulation

Die Top-down Kalkulation berechnet den Preis des Instrumentes vom möglichen Verkaufspreis aus.

In der Regel hat ein Geigenbauer eine Vorstellung davon, wo der Verkaufspreis seines Instruments liegen soll, bzw. darf.

• Abhängigkeitsfaktoren für den Instrumentenverkaufspreis:
• Was verlangen andere bekannte Geigenbauer für ihre Instrumente?


• Was verlangen andere Geigenbauer in der Region für Ihre Instrumente?

• Welche Zielgruppe möchte man ansprechen?
• Wie viel Erfahrung schreibt man sich selbst zu?
• Welche Bekanntheit schreibt man sich selbst zu?
• Wie viel Werbung hat man „gerade“ gemacht?

In der Top-down Kalkulation gilt nun zu berechnen, ob dieser Preis gerechtfertigt ist, bzw. ausreichend ist. In einem ersten Schritt, sollte man feststellen, ob die gefühlte Einschätzung zutrifft. Die einzelnen Punkte müssen dazu möglichst realistisch evaluiert werden. Hier helfen, Gespräche mit Kollegen, Bekannten & Kunden, Magazine wie das STRAD Magazin oder Messen wie die Mondomusica.

Im Anschluss zieht man von diesem ermittelten Preis alle anfallenden Kosten, die schon in der Bottom- Up Kalkulation ermittelt wurden ab. Der nun entstandene Wert stellt den realistischen Gewinn dar. Steht am Ende der Kalkulation ein Minus (-), hat man den Verkaufspreis für sein Instrument zu niedrig angesetzt uns sollte sich über den Verkaufspreis, bzw. die Kosten Gedanken machen.

Werbung als Geigenbauer

Es hat sich gezeigt, dass es häufig Sinn macht, ein fixes jährliches Werbebudget bereitzustellen. Die Höhe des Werbebudgets bemisst sich am verfügbaren Vermögen und dem erwarteten Zusatzgewinn durch die Werbemaßnahme (auch langfristig). Die Kosten für Werbung sollten allerdings nicht direkt in die Kalkulation mit aufgenommen werden, sondern sich durch einen Mehrverkauf bzw. Mehrumsatz selbst tragen.

Werbung ist wichtig und nötig, auch im Geigenbau; um weiter an Bekanntheit zu gewinnen, mehr Kunden anzusprechen, neue Geschäftsfelder aufzubauen und höhere Preise für seine Instrumente aufrufen zu können.

Ausgerichtet kann die Werbung dabei auf den Geigenbauer selbst bzw. die Geigenbauer Werkstatt oder ein einzelnes Instrument.

Für Geigenbauer gibt es eine Vielzahl an Werbemöglichkeiten: bezahlt oder kostenlos. Zu den kostenlosen Werbemöglichkeiten gehören Texte und wissenschaftliche Abhandlungen, SEOOptimierung seiner Website (dies kann man häufig selbst machen), Beteiligung am sozialen Leben in seiner Stadt/Ort und Zusammenarbeiten mit Musikschulen, Kooperationsprojekte mit anderen Geigenbau-Kollegen, Firmen und Schulen. Die Beste ist natürlich ein professionelles Auftreten und gute Arbeit.

Bezahlte Werbung umfasst Werbeschaltungen in Magazinen und örtlichen Zeitungen, Teilnahme an Messen, Sponsoring von Ausstattung (Notenständer etc.) der örtlichen Musikschule, Events in seinen Geigenbauer-Räumlichkeiten (Tag der offenen Tür, Konzerte, Ausstellungen, Vorträge).